До 10 червня українці мають оцифрувати трудові книжки: як це зробити і навіщо потрібно

Саме 10 червня спливає п’ятирічний перехідний період, який в Україні відводили для оцифрування трудових і переведення даних з них в електронний вигляд для Реєстру застрахованих осіб.

«Після цієї дати паперова трудова книжка остаточно перестає бути основним документом для обліку, а пріоритет надається електронним даним», — нагадали в Пенсійному фонді.

Оцифрувати трудову книжку можна трьома способами:

• сканкопії трудової може роботодавець і передати в ПФУ;
• це може зробити сам працівник через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України;
• документи також можна особисто подати у сервісному центрі ПФУ.

Якщо відскановані сторінки трудової книжки людина подає сама через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду, то скан-копії повинні відповідати таким вимогам:

• необхідно зробити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки, порожні сторінки сканувати немає необхідності;
• копії повинні містити чіткі та повні зображення заповнених сторінок і записаного тексту, а також усіх реквізитів документу — це назва, серія та номер, дата видачі трудової; прізвище, ім'я та по батькові власника документу; усі необхідні печатки та підписи;
• скан-копії мають бути виготовлені в кольоровому форматі з оригіналів документів;
• збережені у форматах JPG або PDF, посторінково чи одним документом (водночас розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ);
• рекомендована якість сканування — 300 dpi, що має забезпечити високу деталізацію).

Пенсійний фонд розробив детальну відеоінструкцію про те, як подати скан-копії трудової книжки в особистому кабінеті на сайті ПФУ (нижче на відео).

Що буде, якщо не відсканувати трудову до 10 червня?

Якщо не відсканувати трудову книжку до 10 червня 2026 та не передати дані у Пенсійний фонд, це не призведе до втрати страхового стажу. Однак це може значно ускладнити процес призначення та нарахування пенсії у майбутньому. Адже в такому випадку про період роботи та працевлаштування людини до 2004 року не потраплять до електронного реєстру автоматично, пояснили в ПФУ. Досі страховий стаж, набутий до 1 січня 2004 року, підтверджувався саме на підставі записів у паперовій трудовій книжці.

«Якщо ці дані не будуть оцифровані до завершення перехідного періоду, вони не зникнуть, але при призначенні пенсії особі доведеться особисто надавати оригінал паперової книжки до ПФУ для підтвердження стажу», — додали в ПФУ. Тому там підкреслюють головний ризик для тих, хто не оцифрує трудову — це втрата або пошкодження паперового документа. «Якщо дані не оцифровані, а паперова книжка буде втрачена після 10 червня 2026, підтвердження стажу до 2004 року вимагатиме складних процедур через архіви або судові рішення», — наголосили у фонді.

Стаж після 1 січня 2004 року вже обліковується в електронному реєстрі на підставі звітів роботодавців і додаткового оцифрування не потребує. Однак сканувати та відправляти в ПФУ краще всі заповнені сторінки трудової, зокрема і про працевлаштування після 2004 року.

Якщо трудова книжка зберігається у роботодавця, він до 10 червня має забезпечити її сканування та передачу даних у ПФУ. Після завершення оцифрування (або після 10 червня) паперова трудова книжка видається працівнику на руки під підпис на зберігання.

Якщо роботодавець не відсканував трудову, працівник може зробити це самостійно через особистий кабінет на порталі електронних послуг ПФУ навіть після дедлайну 10 червня, проте офіційний період масового оцифрування завершується саме в червні 2026.

Наразі у Верховній Раді зареєстровано законопроєкт № 14257, який пропонує продовжити термін оцифрування на період дії воєнного стану та три роки після його завершення. Однак цей законопроєкт ще не прийнятий. Тому чинним залишається дедлайн 10 червня 2026-го.

Український Дощ писав раніше, що полтавець домігся різкого підвищення своєї пенсії: уряд проводив неправильну індексацію для всіх